Blogi kirjoitus kuvaa erityyppisiä
organisaatiorakenteita, listaa niiden vahvuuksia ja heikkouksia, sekä linkittää
ne luontevasti yhteen yrityksen valitun strategian kanssa. Keskeisin kysymys on
siis se, että miksi organisaatioita ylipäätään tarvitaan?
Organisaation
tehtävä on muodostaa siihen liittyvistä henkilöistä hierarginen tai
verkkomainen rakenne, joka tuottaa haluttua hyötyä tehokkaammin kuin siihen
liittyvät henkilöt tuottaisivat erikseen. Organisaatio kuvastaa myös yrityksen
johtamistapaa, sen yhtenä tehtävänä onkin ylläpitää ja ohjata tavoiteltua
organisaatio kulttuuria tai sen rakentumista.
Organisaatiotyyppejä
on erilaisia: funktionaalisia, matriisityyppisiä sekä rajattomia rakenteita.
Eri
toimialoilla esimerkiksi sotilasorganisaatioissa toimitaan tyypillisesti
selkeärajaisessa funktionaalisessa organisaatiossa, jossa joukkoja johdetaan
ylhäältä perinteisen management johtamisen keinoin. Organisaation funktiot
muodostuvat tyypillisesti erityyppisistä toiminnoista kuten ilma-, meri ja
maajoukoista. Tähän toimintaympäristöön on erittäin vaikea kuvitella muuntyyppistä
organisaatiota kuten vaikkapa virtuaalitiimejä.
It-maailmassa
taas virtuaalitiimit ovat arkipäivää. Nykyisin monet IT-yritykset toimivatkin
auringon mukaan, tällöin kulloisenkin organisaation muodostavat eri
virtuaalitiimit tai näiden muodostamat poolit ympäri maailman.
Virtuaalitiimeissä merkityksellistä ei ole sillä onko yö vai päivä tai onko henkilö
työpaikalla vai esim. venerannassa. Tärkeintä on se, että kun tämä organisaation
”sierainpari” on läsnä, pystyy ratkomaan asiakkaan ongelmatilanteita
tehokkaasti koko yrityksen läsnä olevaa organisaatiota ja sen muodostamaa
osaamista hyödyntäen. Organisaation rakenteen muodostumiseen vaikuttaa vahvasti
sekä toimiala, yleinen käytäntö (kulttuuri), että yrityksen valittu strategia.
Organisaatiorakenne
Organisaatiorakenteita
on historiassa tunnettu erilaisia. 1850–1980 vallalla oli käsitys
organisaatiosta itsenäisenä rakenteena, jolloin organisaation fokus oli
organisaation sisäisissä rakenteissa tai sen toiminnassa. Organisaatio käsitys
kuitenkin muuttui 1980–1995, jolloin mukaan otettiin horisontaalisia
rakenteita. Nykyinen ymmärrys alkaa vuodesta 1995, jolloin ymmärrettiin organisaatioiden
rajattomat rakenteet. Rajattomia organisaatiotyyppejä ovat ontot, modulaariset,
virtuaaliset ja kollaboratiiviset rakenteet.
Organisaatiot
tyypillisesti kuvataan jakautuvaksi kolmeen perustyyppiin: funktionaalisiin tai
divisioona tyyppisiin, matriisimaisiin tai verkostomaisiin rakenteisiin. Yhteistä
kaikille näille organisaatiotyypeille on se, että organisaatioiden
raportointivastuu muodostaa kaikissa pyramidi rakenteen.
Korkea
vs. matala
Toisissa
organisaatioissa hierarkia voi olla matalampi ja toisissa korkeampi. Havaintoni
mukaan kun organisaatiota madalletaan niin leadership johtajuus ja
itseohjautuvuus kasvavat, kun taas organisaation korkeutta kasvatetaan management
tyyppinen johtajuus kasvaa. Korkeassa organisaatiorakenteessa palkkaerot top-managementin
ja ruohonjuuritason tekijän välillä ovat tyypillisesti suuria.
Kirjan
esimerkki ”Miksi huume diilerit asuvat kotona” vertaa McDonald’sin ja
huumekartellien rakenteita keskenään. Molemmissa organisaatioissa on samantyyppinen
korkea organisaatiorakenne, joita yhdistää se että kun ylin porras tienaa
valtavia summia rahaa on suorittavan tason palkkaus taas niin matala, ettei
heillä ole varaa edes omaan asuntoon. (Buchanan&Huczynski, 2010)
Formal
vs. Infomal
Organisaation
rakenteesta huolimatta sillä on aina ns. formal structure, joka kuvaa
pääasiassa raportointi vastuuta. Vähemmän tiedostettu asia on ns. informal
structure joka muodostuu kuppikunnista, ihmisten henkilösuhteista, kumppaneista
ja tuntemuksista. Tyypillisesti ajatellaan, että epävirallinen organisaatio
olisi virallisen organisaation vastavoima, näin ei kuitenkaan tarvitse olla.
Virallinen organisaatio kuvaus ns. formal struture kuvaa vain raportointivastuun
ja esimies-alaisvastuun, mutta jättää kuvaamatta informal structuren, joka
tosiasiassa tuottaa organisaation tuottaman hyödyn. Muutettaessa organisaatiota
tai sen rakennetta on ensiarvoisen tärkeää tuntea myös tämä organisaation
näkymätön osa, sillä se jakaa tehokkaammin informaatiota ja siten vaikuttaa
tehokkaammin muutoksen läpivientiin tai sen vastustukseen.
Funktionaalinen
rakenne
Funktionaalisessa
rakenteessa organisaation jäsenet on ryhmitelty toimintojen tai yksiköiden
mukaan. Sotilasorganisaatio on tyypillisesti selkeärajainen funktionaalinen
organisaatio, jossa joukkoja johdetaan ylhäältä perinteisen management
johtamisen keinoin ja jossa organisaation funktiot muodostuvat tyypillisesti
erityyppisistä toiminnoista kuten ilma-, meri ja maajoukoista
Matriisirakenne
Matriisi
organisaatiossa raportointi vastuu jakautuu funktion sekä matriisissa olevan
toiminnon kesken. Matriisiorganisaatiolla pyritään eliminoimaan sisäisiä
rajoja, sekä hajauttamaan johtajuutta tiimien kesken. Matriisi organisaatio voi
olla joustava, mutta se on myös haavoittuva.
Hyvänä
esimerkkinä tästä toimii kirjan esimerkki, (Buchanan & Huczynski, 2010)
jossa Amerikkalainen Boeing kopioi suoraan ranskalaisen allianssin Airbusin
käyttämän organisaatiorakenteen. Rakenne ei sopinut yrityksen rakenteeseen tai
toimintaympäristön yleiseen toimintatapaan, eikä se huomioinut lainkaan organisaatiokulttuuria.
Yrityksen sisäiset ristiriidat ajoivat yrityksen törmäyskurssille Ay-liikkeen
kanssa, massiivisten lakkojen seurauksena muutos aiheutti Boeingille 5 Miljardin
dollarin vahingot. Vaikka kirjan esimerkki ei ota kantaa tilanteen aiheuttamiin
epäsuoriin vahinkoihin, niin oletan että ne ovat tämä päivänä moninkertaiset
yrityksen menetettyä kilpailukykyään taistellessaan omaa henkilöstöään
vastaan.
Rajattomat
rakenteet
Rajattomia
organisaatiotyyppejä ovat ontot, modulaariset, virtuaaliset ja
kollaboratiiviset rakenteet. Rajattomissa organisaatioissa, organisaation rajat
eivät yleensä rajoitu yrityksen rakenteisiin, vaan ne muodostavat verkkomaisen
rakenteen yhteistyöyritysten välille.
Virtuaalitiimit
ovat yleisiä softa kehityksessä, jossa ohjelmaa kehitetään scrum mallilla
paketti kerrallaan, pakettien jakelusta huolehtii yhteinen sharepoint alusta.
Nykyisin
monet globaalit IT-yritykset toimivat auringon mukaan, tällöin kulloisenkin
organisaation muodostavat eri virtuaalitiimit tai näiden muodostamat poolit
ympäri maailman. Virtuaalitiimeissä merkityksellistä ei ole sillä onko yö vai
päivä tai onko henkilö työpaikalla vai esim. venerannassa. Tärkeintä on se,
että kun tämä organisaation osanen on läsnä, pystyy ratkomaan asiakkaan
ongelmatilanteita tehokkaasti koko yrityksen läsnä olevaa organisaatiota ja sen
muodostamaa osaamista hyödyntäen.
Ontot
ja modulaariset rakenteet muodostuvat oman ja kumppanuusorganisaatioiden
kesken. Toimintoja on joko ulkoistettu tai on liittouduttu kilpailijan ja
kumppanin kanssa yhteen. Vaikka yrityksen strateginen tavoite olisi pitää
erityisosaamista vaativat alueet omissa käsissään, saattaa globalisoitunut
maailma ja sen seurauksena arvoketjujen piteneminen ajaa yrityksen
tilanteeseen, jossa se joutuu luopumaan tästä.
Modulaarinen
organisaatio rakenne mahdollistaa liikesalaisuuksien pitämisestä omana
tietonaan, siten että se pilkkoo alihankintana teetätettävät komponentit
pienempiin, vaikeasti hyödynnettäviin osasiin. Kun alihankinta jaetaan vielä ei
paikkoihin, voidaan kopiointi riskiä pienentää. Modulaarisen organisaation
toinen merkittävä etu on myös se että se pienentää riippuvuussuhdetta
yksittäiseen kumppaniin. Kirja kuvaa modulaarista organisaatiorakennetta
palapelillä, jossa yksittäiset palaset valmistetaan eri tehtaissa, sekä nostaa
yhdeksi esimerkiksi Valmet Automotiven joka on nostanut uudella strategiallaan
yrityksen Saabin alihankkijasta, Euroopan Premium autojen valmistaja
kumppaniksi. Alkuperäisellä strategialla yritys olisi hävinnyt Saabin
konkurssin myötä markkinoilta. Valittu strategia on luonut Valmet automotiven
ympärille kumppanuusverkoston joka on nostanut sen profiilin alihankkijasta Premium
luokan kumppaniksi.
Väliaikaiset
rakenteet
Projektiorganisaatio
väliaikaisena rakenteena poikkeaa organisaation pysyvästä rakenteesta. (Artto, Martinsuo
& Kujala, 2009) Laajaan projektiin saattaa liittyä monia erilaisia ohjaus-
ja johtoryhmiä. Projektiorganisaatiossa johtoryhmät voivat olla sisäisiä tai
asiakkaan kanssa yhteisiä ja niiden rakenteiden suunnittelussa voidaan miettiä
seuraavia yleisperiaatteita:
-
Samanmuotoisuuden periaate
-
Asiantuntemuksen periaate
-
Tasavertaisuuden periaate
-
Vahvan johdon periaate
Jokaisen
projektin toteutus ja samalla projektiryhmäläisten roolit ja vastuut ovat
erilaiset, tästä syystä projektiorganisaatiota muodostettaessa on sovittava
vastuunjaosta sekä projektiryhmän että sen eri sidosryhmien kesken yhdessä.
Projektiryhmän resursointi yli organisaatiorajojen edellyttää vuorovaikutusta,
myös muun kuin oman organisaation kanssa.
Projektiorganisaatio
malleja ovat:
- Funktionaalinen
organisaatio
- Heikko
matriisi organisaatio, jossa resursseja varataan kyllä yli organisaatiorajojen,
mutta projektipäälliköllä ei ole juurikaan valtaa.
- Projektimainen
organisaatiomalli
- Vahva
projektimatriisi, jossa projektipäälliköllä on enemmän muskeleita esim.
resursoida ihmisiä eri liiketoimintayksiköistä.
- Tasapainotettu
matriisi, joka on mielestäni näiden kaikkien mallien välimuoto.
Strategia
ja sen linkittyminen organisaatio rakenteeseen
Strategia
tarkoittaa suunnitelmaa, jolla pyritään saavuttamaan tavoiteltu päämäärä.
Strategian tavoitteena on pyrkiä luomaan kilpailuetua suhteessa kilpailijoihin.
Strategia liittyykin olennaisena osana organisaation johtamiseen (Wikipedia).
Strategia
on yksi merkittävimmistä asioista tarkastellessa menestyneitä yrityksiä. Strategia
ohjaa tekemistä ja varmistaa, että organisaatiossa tehdään oikeita asioita,
oikea aikaisesti. Strategia voi auttaa yritystä erottumaan kilpailijoista ja
siten nostaa yrityksen kilpailukykyä.
Yrityksen strategia voi olla
Organizational Behaviour kirjan esimerkin kaltainen (Buchanan & Huczynski,
2010), jossa Henry Ford osti kaivoksia, rautateitä ja tehtaita pitääkseen
tuotteen koko arvoketjun omissa käsisään. Nykypäivänä on kuitenkin tyypillistä
että yritykset keskittyvät siihen ydinosaamiseen jonka osaavat parhaiten,
tällöin strategia muuttaa organisaatiota ns. tukitoimintojen siirtyessä
kumppanille (palveluntarjoajalle).
Strategian
muuttuessa tai tarkentuessa myös organisaation tulee kyetä sopeutumaan
tilanteeseen, tyypillisesti organisaatioiden reagointinopeus riippuu niiden
rakenteista, siinä missä perinteinen funktionaalinen organisaatio on
hidasliikkeinen, niin toinen ääripää on tiimeistä muodostuva organisaatio,
jossa pieni porukka voi tehdä nopeitakin suunnan muutoksia. Miksei sitten
kaikki organisaatiot muodosta tiimi rakennetta on se, että siinä missä
päätöksenteko kasvaa, niin valta vähenee. Tiimi organisaatioissa esiintyy
enemmän hajautunutta johtajuutta, usein myös sitoutuminen yrityksen pienenee
kun sitoutuminen tiimiin tai yhteistyö verkostoon kasvaa.
Yhteenveto
Strategia
tarkoittaa suunnitelmaa, jolla pyritään saavuttamaan tavoiteltu päämäärä.
Strategian tavoitteena on pyrkiä luomaan kilpailuetua suhteessa kilpailijoihin
Yrityksen
valittua strategiaa toteutetaan organisaatiossa, josta yritys muodostuu.
Yrityksen
organisaatio rakenne taas linkittyy luontevasti yhteen valitun strategian
kanssa.
Voidaankin
todeta että nämä osaset ovat vahvasti ”naikkarissa” toisiinsa.
Organisaation
tehtävä on muodostaa siihen liittyvistä henkilöistä hierarkinen tai
verkkomainen rakenne, joka tuottaa haluttua hyötyä tehokkaammin kuin siihen
liittyvät henkilöt tuottaisivat erikseen. Organisaation yksi keskeinen tehtävä
on myös raportointi vastuun määrittäminen. Organisaatio kuvastaa yrityksen
johtamistapaa, sen avulla voidaan ylläpitää tai ohjata tavoiteltua organisaatio
kulttuuria tai sen rakentumista,
Organisaation
näkyvä rakenne eli ns. formal structure on suhteellisen helppo kuvata.
Organisaation ihmiset muodostavat verkostoja myös yli organisaatiorajojen, tätä
osa aluetta ei ole läheskään niin helppo tunnistaa tai johtaa. Erityisesti muutostilanteissa on tärkeää
huomioida paitsi virallinen organisaatio, niin myös ns. informal structure.
Organisaation sisäisten voimien, verkostojen ja kanavien tunteminen ja hallinta
auttavat tehokkaasti juuri muutosten läpiviennissä muutosta vastustavan voiman
ollessa paremmin tai helpommin hallittavissa.
Lähteet:
Artto
K., Martinsuo M., Kujala J., 2006 (2. painos: 2008).
Projektiliiketoiminta.
http://pbgroup.tkk.fi/en/,
(ISBN 978-952-92-8534-1)“
Buchanan & Huczynski, 2010: Organizational
Behaviour , 7 painos
Wikipedia,Organisaatio
http://fi.wikipedia.org/wiki/Organisaatio
Harvinaisen raskasta lukea tätä tekstiä. Kirjoittajalle äidinkielen pikakurssi.
VastaaPoistaTeksti todella puuduttavan vaikeaselkoista ja erittäin vaikeasti ymmärrettävää. Puhuttaessa muunmuassa "etätöistä", puhuttiin auringon asemista ja vene satamista. Käsittämätöntä, että tämmöistä käytetään AMK- materiaaleina. Ei ihme, ettei kirjoittajan nimeä ole mainittu blogitekstissä.
VastaaPoista